1） 大学生人事档案是确定本人身份、家庭出身、社会关系、学习经历、工作过程等历史资料。是毕业生日后转正定级、评定职称、转入体制内就业等最有力的依据。

2） 如果毕业生想更换工作单位，假如没有档案，新单位是不会接收的，并且在原单位的工龄也不能计算进来，以前的经历、评价、身份等将不复存在，必给毕业生造成一定损失。

3） 毕业生在个人办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都需要提供档案材料。

二、大学生档案的构成

——1 本科毕业生：

1.      高中材料（高中学历、团员材料等）

2.      大学生登记表；

3.      毕业生登记表；

4.      成绩大表；

5.      学位授予通知书（2016.7 首次执行）

6.      高校学生健康检查表（俗称：体检表，考入、毕业）；

7.      普通高校毕业生就业派遣通知书（俗称：报到证）；

——2 硕士博士研究生毕业生：

1.      入校前档案；

2.      研究生录取登记表或免试攻读硕士学位研究生（直博生）登记表；

3.      研究生入学登记表、婚育状况登记表；

4.      毕业研究生生记表；

5.      学位授予通知书

6.      成绩大表；

7.      高校学生健康检查表（俗称：体检表，考入、毕业）；

8.      普通高校毕业生就业派遣通知书（俗称：报到证）；

除上述两种情况包括的基本材料外，根据自身不同情况，还包括以下材料。

党员包括如下额外党建材料：

1.      入党志愿书；

2.      入党申请书；

3.      转正申请书；

4.      入党政审材料；

如学业期间获得个人荣誉或处分包括以下学生处材料：

1.      奖学金申请表；

2.      优秀学生干部登记表；

3.      三好学生登记表；

4.      校优秀毕业生登记表；

5.      上海市优秀毕业生登记表；

6.      其他奖励材料；

7.      处分决定和撤销处分决定（须告知被处分者本人）。

如学业期间获得共青团相关荣誉包括以下团委材料：

1.      优秀团员、团干部推荐表；

2.      优秀团干部登记表；

3.      支援西部鉴定表等。

如个人信息发生变动，还包括以下教务处、研究生院材料：

1.      学籍变动表（入伍、休学、复学、留级、转专业、考插班生、保留学籍、退学、研究生报考表等）；

2.      成绩单（入伍、转专业、考插班生、保留学籍、退学等）；

3.      更改姓名的证明材料（含本人申请）；

入伍同学包括以下武装部材料：

1.      应征大学生入学前和就读返乡期间政治表现情况调查表；

2.      应征公民体格检查表应征公民政治审查表；

3.      中国人民解放军士兵登记表；

4.      应征公民入伍批准表；

5.      士兵军衔报告（登记）表；

6.      新兵入伍训练鉴定表；

7.      入伍期间的个人鉴定；

8.      部队中的获奖材料；

9.      义务兵退出现役登记表。

三、在校大学生档案在何处？

上海交通大学人力资源处档案室

（上海交通大学人文学院楼一层  咨询电话：34204267）

四、什么样的单位有资格接收大学生档案

根据档案管理有关规定，具有接收“机要”权利的单位，或者开通“机要邮政”的单位，才有资格接受档案。一般是指事业单位、国企、政府部门、人才中心、职业介绍中心；合资企业需要确认是否开通机要；如果没有“机要”权利的单位需要确认单位档案委托存放的单位名称，比如人才单位，职介中心。个人、普通私企企业、街道不能接收档案。

五、毕业生档案何时转出及如何办理转出手续

根据档案管理有关规定，大学生毕业时跟随离校手续办理档案转出手续。

有报到证的学生，凭报到证（白联）以及寄档信息到电信群楼3-107室申请寄档；

没有报到证的学生，凭寄档信息直接到电信群楼3-107室申请寄档；

六、毕业生毕业后如何跟踪大学生档案去向

根据档案寄送规定，学生本人办理档案转出手续二到三个月后，学生本人需跟踪档案是否到达转入地档案接收单位，并记清转入地接收单位名称确认自己档案新的存放地。

七、毕业生毕业后如何查询大学生档案是否转出

请根据下列步骤操作：

－>登入：上海交通大学人事信息服务网   http://202.120.35.23/rsbd2004/Archives.aspx

－>选择：转入\转出查询功能

－>输入：完整准确的相关信息后查询

八、大学生档案遇到问题处理的程序

根据学校档案馆规定

1） 如果经查询档案未寄出，请首先及时联系电院3号楼102办公室林玲老师（咨询电话：34204944）；

2） 如果档案寄出后在转入地档案接收单位未及时收到档案，必须在档案寄出之后三个月至一年之间请联系学校档案室进行查询（咨询电话：34204267）；超过一年后原则上不予查询。

3） 如果档案中材料有缺失或者错误，请及时联系电院3号楼102办公室林玲老师（咨询电话：34204944）。