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电院博士生学位申请工作流程

[ 2018-03-14 ]

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电院博士生培养及学位申请工作流程

20193月版)

简要流程:





一、 资格考试等培养过程

1、 学科资格考试

http://yjwb.seiee.sjtu.edu.cn/yjwb/info/13753.htm

2、 论文开题

http://yjwb.seiee.sjtu.edu.cn/yjwb/info/13754.htm

3、 中期检查(或称年度考核)

http://yjwb.seiee.sjtu.edu.cn/yjwb/info/13752.htm

二、 预答辩和论文评审

4、 预答辩

学生

(1) 完成论文撰写(详见研究生院主页“研究生学位论文撰写指南”);

(2) 系统中申请预答辩,生成并打印《预答辩意见书》和《预答辩费用审批表》,导师签字后交给系学位秘书;

(3) 预答辩时,学生需认真记录专家意见并在之后认真修改论文。

系学位秘书

(1) 审核学生提交的书面材料;

(2) 联系导师确定答辩秘书,并在系统中为学生指定答辩秘书。

答辩秘书

(1) 联系导师,组织预答辩小组(5名中级以上(含中级)职称的同行专家组成,其中中级职称专家必须具有博士生培养资质,且中级和副高级专家不超过3名。预答辩小组设负责人1名;导师须参加,但不作为小组成员);

(2) 预答辩前,收学生提交的《预答辩意见书》、《预答辩费用审批表》;

(3) 预答辩时,请答辩专家现场在材料上签字;

(4) 预答辩结论合格者,进行论文评阅申请;基本合格者修改论文并提交修改报告,经导师同意后进行论文评阅申请;不合格者,对论文进行全面修改,经导师审核后重新预答辩;

(5) 预答辩费用:委员200/人,答辩秘书没有费用。

学生

(1) 预答辩结束后交《预答辩意见书》复印件到系学位秘书处;

(2) 保管好《预答辩意见书》原件,答辩后归档用。

系学位秘书

(1) 收《预答辩意见书》复印件;

(2) 在系统中审核并录入学生的预答辩结果。

5、 评阅申请(学生提交)

(1) 学位论文经导师审阅定稿后,学生在系统中提交评阅申请;

(2) 系统中填写相关信息并提交“盲审格式学位论文

(3) 此论文上传时请务必仔细检查,切勿出错:

“盲审格式学位论文上传时,必须为PDF格式;

如通过查重,则此版本兼为明审和盲审评阅用学位论文;

重新上传论文被认定为1次查重不通过;原则上,每位博士生查重不超过3次;

2次查重,仍不合格者,需认真修改论文,一个月后才可以再次上传论文查重;

6、 论文查重(系学位秘书)

(1) 系统中设置重复率标准;

共用标准:去除自引超过10%不许送审;

具体查重办法见各系规则。

(2) 系统中下载论文并查重。

(3) 系统中点击“论文抽检院系审核”确认通过

7、 论文评阅(研究生院接收盲审论文时间:每学期开学之日——第十七周周四前或夏季学期第三周周四)

学生

(1) 打印《通讯评议审核表》2份:该表格需导师和学科负责人签字后,到研究生教务办找学部学位秘书审核并盖章,其中1份《通讯评议审核表》交予学部学位秘书。在系统点击抽检后按提示金额网上缴费。抽检抽中者在系统里由学校送三份盲审,不需送明审。抽检没抽中者在系统里由学校送两份盲审,答辩秘书送一份明审。

(2) 到研究生教务办领取学位论文封皮(不超过10张)。

学部学位秘书

审核《通讯评议审核表》,并发给学生论文封皮。

学生

(1) 《通讯评议审核表》盖章并在研究生系统网上缴费后,研究生院即自动派送电子版盲审版论文;

论文评审一般在2个月内(自 《通讯评议审核表》盖章并网上缴费后之日起)完成。评审意见超过2个月(寒暑假及国家法定假日除外)未返回者,经导师同意,可申请论文答辩;答辩通过后可申请博士学位。如答辩后返回的盲审意见出现异议情况,论文作者按照评审意见进一步修改、完善论文。评审结果单项成绩或总体低于60分或专家不同意答辩的论文为异议论文,由学位分委会学位秘书按第二学部盲审异议论文处理流程处理(详见http://www.seiee.sjtu.edu.cn/yjb/info/13606.htm)。

(2) 通过答辩秘书给明审专家支付400元评审费(现金);

(3) 1份《通讯评议审核表》用于到财务处报销,共可报销1200元评审费。

答辩秘书

(1) 联系导师确定明审专家;

(2) 系统中派送学位论文给明审专家(具有博士学位的副教授及以上职称的同行专家);

(3) 如果需要,把纸质材料(需与网上上传的一致)交给明审专家。

(4) 给明审专家支付400元评审费(现金)

三、 论文答辩

8、 答辩申请

学生

(1) 申请答辩前,需在系统中“学生成果”栏进行“学术论文维护”;在“答辩是否使用”这栏如果选择“使用”,则该论文出现在《学位申请表》中论文清单中;填写的“答辩排序”是该论文在论文清单中打印时的排序;如果选择“不使用”,则论文清单中就不出现该论文。

(2) 系统中查看明审、盲审结果;明(盲)审合格且学位论文经导师定稿者,系统提交答辩申请。

答辩秘书

(1) 系统中查看明审、盲审成绩;

(2) 对于明审、盲审均合格者,联系其导师确定答辩安排;

答辩委员组成:57名中级以上(含中级)职称的同行专家(其中至少2名校外专家);其中中级职称专家须具有博士生培养资质,且中级和副高级专家不超过2名;由教授担任答辩委员会主席。导师可以作为委员会委员但不能担任主席;如果导师担任委员,委员会须由7名专家(含导师)组成。

(3) 在系统中录入答辩安排(可授权学生完成)。

学生

(1) 系统中录入信息:答辩安排,学位信息,学术论文信息等;

“非必填项也需填写完整,没有内容可填写的项写

(2) 系统中提交“答辩用”学位论文;

(3) 答辩秘书授权后,学生在系统中录入答辩安排,并准备以下材料给答辩秘书:

博士学位申请表(学位申请表中各项意见及签字需按照表格安排顺序完成)

博士学位预答辩意见书

博士学位论文评阅意见书(明审1+盲审2份)

博士学位论文通讯评议及评阅意见反馈表

研究生在校发表论文情况表

需附已发表论文(文章第1页的复印件1份)或录用论文(录用通知函原件+文章全文复印件1份)

博士学位论文答辩表决投票(空白,5-7份,加盖系公章)

博士学位论文答辩记录(空白)

博士学位论文答辩决议书(空白)

答辩费用申请表

(4) 根据导师和答辩委员会要求准备适当形式(纸质或电子)和适当份数的“答辩用”学位论文。

答辩秘书

(1) 学生提交答辩材料后,请学科负责人在《博士学位申请表》P7填写意见并签字;

查看《学位申请表》中各项内容是否完备真实,尤其是答辩委员会成员是否符合要求

查看论文评审是否通过(明审1份,盲审2份)

查看《通讯评议及评阅意见反馈表》中学生是否按专家意见修改论文,且经导师签字

查看发表的学术论文数量和质量是否符合学科要求(注意作者及完成单位)

(2) 带《博士学位申请表》到研究生教务办,联系学部学位秘书签学位评定分委会意见。

务必在答辩前三天完成,如答辩前未完成“学位评定分委会”审批程序,则答辩无效。

(3) 联系系学位秘书,系统中审核学生的答辩申请。

系学位秘书

(1) 查看《学位申请表》上学位评定分委会意见;

(2) 在系统中审核学生提交的答辩申请。

9、 答辩(答辩秘书)

(1) 答辩时做好答辩记录,拟《答辩决议书草稿》;

(2) 答辩现场请答辩专家完成相关材料的签字;

(3) 自己或授权学生报销答辩费用;

答辩费用由导师的“研究生业务费”提供;

答辩费用标准:答辩委员400/人,答辩秘书80/人;

请答辩委员在《答辩费用申请表》上签字,加盖系公章,财务处办理报销手续。

(4) 交签好字的所有答辩材料给系学位秘书。

10、论文归档

学生

(1) 根据答辩委员会提出的要求修改论文;

(2) 答辩后一个月之内必须在系统中提交“归档版”学位论文;

最终版学位论文,一般只能上传一次

该论文中须包含原创性声明、版权使用授权书、答辩决议书

(3) 交纸质“归档版”学位论文给系学位秘书(需导师签名、学生签名)(具体份数依各系而定);

(4) 交《答辩决议书》复印件和系学位秘书开具的《学位申请材料已交齐通知单》给研究生教务办教务老师。

答辩秘书

(5) 系统中录入答辩结果(录入前学生须完成“归档版”学位论文上传)。

四、 学位评审及证书申领

11、学位申请(系学位秘书)

(1) 学生答辩后收取以下材料:

①博士学位申请表(1份)

②学位论文答辩决议书(原件1份)

③博士学位论文评阅意见书(明审1份,盲审2份)

④博士学位论文通讯评议及评阅意见反馈表(1份)

⑤预答辩意见书(1份)

⑥博士学位论文答辩表决投票(5-7份)

⑦答辩记录(1份)

⑧学位论文答辩决议书(复印件1份)

⑨在校研究生发表论文清单,同时附上已发表论文(文章第1页的复印件1份)或录用论文(录用通知函原件+文章全文复印件1份)

纸质“归档版”学位论文1本或更多(具体依各系而定)

(2) 系统中审核答辩结果(离校系统自动开通,学生可以登录离校服务网查询办理离校手续)

(3) 学科学位会议召开后,交①、④、⑩三项材料给学部学位秘书,用于学部及学校学位会议审核;

(4) 学校学位会议召开后,将①-④项材料交校档案馆(徐汇校区)归档,⑤-⑩项材料留系里归档。

12、学历上报材料

(1) 学生提交《学位论文答辩决议书》复印件和《学位申请材料已交齐通知单》给教务老师,否则不予上报制作学历证书

13、两证申领

(1) 教务老师按照培养办和学位办要求申办毕业证和学位证。

(2) 学生按教务老师通知,领取证书(需办理完离校手续、准予发放毕业证书通知单打印导师签字后方可领取)。


1:拍摄学历学位证书照

须按照研究生院统一安排(通知待定)。如果因客观原因错过统一拍照,需自行联系上海潮源数码科技有限公司在预答辩前完成拍照,否则影响学位申请及证书制作。

公司电话:021-64682836,公司地址:上海市徐汇区宜山路520号中华门大厦2009室(近中山西路)

2:学位会议时间安排(预估)

时间\批次

3月份

6月份

9月份

12月份

学校会议(预计)

315

630

930

1215

学部会议(预计)

38

622

922

125

学科会议(预计)

222

65

95

1120

以上时间均为预估,仅供做规划时初步参考;每次会议确定时间以具体通知为准。

申请学位博士生须在学科会议时间前至少五个工作日完成流程中的【四.12】以前所有安排。

3:各学科专业学位秘书联系方式

学科专业

学位秘书

办公地点

办公电话

Email

备注

第二学部(电院)

陈艳

电院3-108

34204145

ychen12@sjtu.edu.cn

学部学位秘书

电气工程

姚琴

电院1-341

34205680

yaoqin3580@sjtu.edu.cn

电气系

控制科学与工程

薛寒

电院2-417

34204022

xuehan@sjtu.edu.cn

自动化系

计算机科学与技术

杜晓东

电院3-417

34206358

du-xd@cs.sjtu.edu.cn

计算机系

电子科学与技术

信息与通信工程

杨波

电院1-422

34204425

berthayang@sjtu.edu.cn

电子系

仪器科学与技术

毛义梅

电院2-331

34204392

ymmao@sjtu.edu.cn

仪器系

网安学院

张爱新

软件5-213

34206665

axzhang@sjtu.edu.cn

网安学院

软件工程

步丰林

软件1-209

34204580

bu-fl@cs.sjtu.edu.cn

软件学院

电子科学与技术(微纳电子学系)

刘刚

微电子大楼402

34204546-1011

gangliu@sjtu.edu.cn

微纳电子学系

4:电院所属各院系教务老师联系方式

所属院系

教务老师

办公地点

办公电话

Email

硕士

崔平

电院3-106/108

34204501-10634204654

pcui@sjtu.edu.cn

博士

巩普遍

电院3-108/106

34204501-10934204654

gpb@sjtu.edu.cn

5:准予发放毕业证书通知单

准予发放毕业证书通知单

院研究生教务办:

___________同学(学号________________)已办理好实验室移交手续,准予离校并发放毕业证书(毕业证/结业证/肄业证/退学证明)。

导师:___________________


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